Le 3 ELLE delle nostre retrospettive
Liked, Learned, Lacked sono le tre parole di cui vogliamo parlarvi oggi. E vi spieghiamo anche perché state ricevendo la newsletter il giovedì pomeriggio.
Vi sarete sicuramente accorti che la scorsa settimana la newsletter “Elly sempre con te” è uscita con un giorno di anticipo, cioè il giovedì pomeriggio rispetto al consueto venerdì mattina. Nessun errore, solo un semplice test A/B per capire qual è il giorno migliore in cui preferite riceverla. Gli insights ci hanno detto che il numero di letture è salito vertiginosamente, quindi anche il numero 38 della newsletter di Elly esce con un giorno di anticipo per verificare che non sia stato solo un caso e poter prendere una decisione data-driven 😉
Slip inside the eye of your mind
Don't you know you might find
A better place to play?
You said that you'd never been
But all the things that you've seen
They slowly fade away
Giovedì scorso è stata anche la giornata del mese che dedichiamo alla nostra retrospettiva: ve ne abbiamo parlato tante volte su queste pagine e crediamo sia una buona idea raccontarvi come si svolge.
Come prima cosa ci incontriamo nei nostri uffici di Casoria, in provincia di Napoli, perché nei limiti del possibile vogliamo che questa cerimonia avvenga in presenza, anche se ovviamente siamo attrezzati per una situazione ibrida.
Stare insieme, anche se solo per poche ore, vedersi dal vivo in un team che lavora ogni giorno da remoto crea sempre il clima giusto e a maggior ragione - come sarà più chiaro tra poco - è particolarmente importante per questo tipo di incontri.
La giornata viene poi divisa in due parti:
retrospettiva di team
retrospettiva di prodotto
Sono due fasi ben distinte e non sempre riusciamo a farle entrambe, ad esempio giovedì scorso siamo riusciti a fare solo quella di team, dedicando a quella di prodotto solo un’ora alla fine della giornata.
Cominciamo dalla retrospettiva di prodotto perché è molto più semplice da raccontare. Partiamo dalla nostra board di sviluppo e analizziamo lo stato dell’arte di Elly, le segnalazioni dei nostri utenti e proiettiamo il tutto sulla nostra roadmap interna. Affrontiamo le questioni più spinose tutti insieme, cercando delle soluzioni di carattere più strategico che possano guidare gli approcci più tattici nel day-by-day.
È un momento importante per l’evoluzione di Elly, perché in questa fase decidiamo anche a cosa dare priorità e svisceriamo le esigenze reali di chi utilizza la piattaforma ogni giorno. Ad esempio la versione mobile di cui vi abbiamo raccontato la settimana scorsa è nata proprio durante una retrospettiva, guardando i dati di utilizzo e i feedback ricevuti dagli utenti.
L’output di questa retrospettiva solitamente è una pulizia e una riorganizzazione dell’intera board, anche se la colonna più colpita è di solito il backlog. Si tratta anche del momento in cui aggiungiamo la maggior parte degli spike, come conseguenza di ipotesi che non hanno abbastanza dati a supporto, quindi tentiamo una implementazione esplorativa che spesso serve solo a chiarirci le idee e raccogliere più dati.
Tuttavia il momento più importante di tutti è la retrospettiva di team, che ha solo in parte a che fare con il prodotto. In questa cerimonia cerchiamo di analizzare le dinamiche della squadra con lo scopo di capire cosa sta funzionando e cosa no, al di là di Elly, il soggetto siamo noi. Non è semplice, perché richiede un ambiente nel quale non ci siano problemi nel poter parlare di qualsiasi cosa, da atteggiamenti di singoli che hanno creato un problema, alle aspettative che ogni membro del team ha, alle sensazione che spesso sono solo percezione. Affinché funzioni bisogna essere estremamente franchi e per poterlo essere bisogna essere assolutamente sicuri che quello che diciamo non sia percepito come ostile.
La letteratura ci offre molti strumenti per affrontare questo momento, ma su suggerimento del nostro DevOps Engineer, Antonio Liccardi, abbiamo scelto l’approccio LLL: Liked, Learned e Lacked.
In buona sostanza viene creata una board con 3 colonne condivisa con tutti i partecipanti, che hanno 10/15 min per aggiungere ad ogni colonna delle schede in cui indicano cosa gli è piaciuto (Liked), cosa hanno imparato (Learned) e cosa pensano che sia mancato (Lacked) nell’ultimo mese. Si può usare sia uno strumento fisico come una lavagna oppure uno strumento digitale come una board di Miro o di Notion (esistono anche portali appositi o plug-in per Azure DevOps).
Noi preferiamo lo strumento digitale perché ci permette sia di conservare facilmente il lavoro fatto (che può essere usato come punto di partenza per la retrospettiva successiva), sia di poter includere anche chi, saltuariamente, non riesce a partecipare fisicamente. Ne abbiamo provati un po’, ad esempio funretrospectives.com, ma ultimamente stiamo utilizzando Notion per semplicità.
Quando tutti hanno finito di inserire le loro considerazioni, c’è una fase in cui le schede vengono votate per prioritizzare la discussione e trattare nei limiti di tempo almeno quelle più votate. Nel nostro caso, visto che siamo in pochi, riusciamo sempre a trattare tutti i punti, quindi la parte di votazione ci serve unicamente per dare forza ai punti: se una scheda riceve più voti vuol dire che è una argomento particolarmente sentito.
Il confronto comincia con la colonna Liked.
Lo scopo è riconoscere e celebrare i successi e le cose che hanno funzionato bene, in modo da ripeterle in futuro. Troviamo che partire da cosa ha funzionato, invece che dai problemi, sia un buon modo per creare il giusto clima per la discussione, anche perché la nostra mente tende a dare sempre più importanza ai problemi che ai successi, quindi partire con una buona gratificazione del lavoro che si è svolta da la carica giusta.
Si passa poi alla colonna Learned.
In questa fase si discute di quello che abbiamo imparato. Può includere sia nuove tecniche che lezioni apprese da errori, nuove competenze oppure miglioramenti nei processi. È una fase che adoriamo particolarmente perché é sempre di grande ispirazione e aiuta gli altri a farsi una idea più precisa dei propri colleghi, creando una bella sintonia. Una cosa che abbiamo notato in questa fase è l’importanza relativa che hanno le cose che facciamo, a volte un suggerimento “stupido” dato a un collega gli ha sbloccato un momento difficile.
Infine arriviamo alla parte più delicata, la colonna Lacked.
In altre parole affrontiamo quelle che secondo noi sono state le mancanze verificatesi nell’ultimo mese. Qui la cultura aziendale svolge un ruolo determinante, perché questa fase è di una importanza strategica per il team ma c’è bisogno che tutti si sentano liberi di esprimersi, cosa che si ottiene solo se si è lavorato ogni giorno a un clima onesto e rispettoso. Conoscersi può fare la differenza, perché spesso i “modi” non rispecchiano il pensiero, quindi sapere come una persona è abituata ad esprimersi gioca un ruolo determinante nella comprensione.
Una caratteristica delle schede di questa fase è che vengono aggiornate durante la discussione con delle possibili azioni correttrici, che vengono poi verificate il mese successivo sempre durante la retrospettiva (di solito si parte proprio da quello).
Facciamo un esempio. Durante la fase Lacked in una retrospettiva di due mesi fa emerse che Diego, occupandosi principalmente dei clienti, era un po’ che non lavorava al codice di Elly, cosa di cui sentiva la mancanza. Abbiamo deciso quindi di allocare del tempo della sua giornata proprio alla scrittura di codice per la piattaforma, occupandolo anticipatamente nel calendario per evitare che ci si infilasse un cliente.
Come sapete partecipiamo spesso a degli eventi, sia come speaker che come sponsor, e proprio in questa fase della retrospettiva è venuta fuori l’esigenza di essere sempre almeno due persone presenti (banalmente per darsi il cambio nelle pause o per avere un backup in caso di problemi) e dare a tutti quelli che lo desiderano la possibilità di tenere dei talk alle conferenze.
Giovedì scorso ci siamo resi conto che con i rilasci settimanali a cui siamo passati, quando siamo passati a Kanban (ne abbiamo parlato qui), il tempo da poter dedicare allo studio si è ridotto moltissimo, sentendo forte la necessità di fare rilasci che possano essere i più ricchi possibili. Affrontata la questione della pressione psicologica che ci può essere dietro le aspettative reali o percepite in questo nuovo modo di lavorare, abbiamo deciso di dedicare, in via sperimentale, il venerdì pomeriggio allo studio personale o collaborativo.
In pratica è un tempo in cui ognuno può leggersi degli articoli, provare nuovi tool e librerie, fare delle prove insieme a un altro membro del team. È la soluzione a tutti i mali? Non lo sappiamo, per questo facciamo questa cerimonia: è il modo migliore per tirare fuori i problemi, provare una soluzione e verificare empiricamente la sua efficacia.
Speriamo che questo argomento abbia suscitato il vostro interesse e abbia chiarito perché citiamo spesso questa cerimonia.
Secondo noi è il vero segreto del successo di Elly, della sua solidità, che rispecchia quella di un team affiatato e coeso, che vede nella tecnologia un supporto alla risoluzione di problemi reali. Chi utilizza Elly ne é già più che consapevole, se vuoi verificarlo anche tu non ti resta che contattarci per una demo!
Alla prossima settimana.