Raccogliere la sfida di importare file Excel

Con cadenza regolare rendiamo Elly una piattaforma sempre migliore, aggiungendo nuove funzionalità: oggi vi raccontiamo del nuovo strumento per lavorare con l'ecosistema Microsoft Excel.

Excel è sicuramente uno degli strumenti più utilizzati nel mondo aziendale per gestire dati e informazioni che abbiano un minimo di strutturazione. Questa newsletter numero 36 parlerà proprio di questo, della possibilità di cambiare ma senza tagliare i fili con il passato, della necessità di acquisire una cultura data-driven.

Take me to the magic of the moment
On a glory night
Where the children of tomorrow dream away (Dream away)
In the wind of change

Nelle piccole aziende Excel spesso è addirittura l’unico strumento utilizzato e - come capita praticamente sempre - se hai solo un martello tutto diventa un chiodo da battere: pertanto ogni processo, attività, funzione viene eseguita con l’ausilio di Excel.

Non c’è quindi da stupirsi che i file generati da questo tool siano tra i più diffusi in assoluto.

Purtroppo però il formato di questi file nasconde tantissime insidie a causa della sua natura generalista e del fatto che è abbastanza intuitivo da usare, quindi molti utenti lo utilizzano senza darsi delle regole e senza studiarne tutte le potenzialità.

Nota BENE: non vogliamo in nessun modo demonizzare Excel!

Stiamo parlando di un tool incredibile, davvero enorme, con una storia lunghissima e che ha il grande merito di aver aiutato tante aziende a digitalizzare flussi operativi che prima erano svolti con carta e penna. Tuttavia ha dei chiari limiti. Non è una piattaforma di Business Intelligence, non è un CRM, non è un ERP, non è tante altre cose per cui viene utilizzato in maniera forzata.

In sintesi è software che gestisce dei file in cui è possibile salvare informazioni con una struttura flessibile e molto facilmente manipolabile, caratteristica che contemporaneamente rappresenta il suo più grande punto di forza e limite.

Per diventare una data-drive company bisogna adottare una data-drive culture.

Per digitalizzare - davvero - un’azienda è necessario mettere insieme i flussi dati che arrivano dalle varie fonti aziendali e che, messi insieme, permettono di trasformare i dati in informazioni e le informazioni in decisioni.

Il nocciolo della questione è proprio questo. Non si tratta di adottare un software per raggiungere l’obiettivo della trasformazione digitale, ma implementare una cultura aziendale orientata ai dati. Le aziende che hanno messo i dati al centro della propria cultura riescono a utilizzare Excel in modi davvero incredibili, nonostante i suoi limiti.

Passare a una piattaforma di business intelligence come Tableau, Qlik, PowerBI o Elly non è necessariamente la soluzione, così come passare a un ERP per fare la contabilità. Sicuramente Elly ha il vantaggio di essere stato pensato proprio per le piccole aziende, quindi l’esperienza utente è molto semplificata, ma non è Excel, quindi è comunque richiesto uno sforzo comune a tutti i cambiamenti.

Elly VS Excel

Elly & Excel

Fin da subito abbiamo ritenuto fondamentale che Elly dialogasse con l’ecosistema Excel, senza osteggiarlo, perciò quello di Excel è stato uno dei formati che abbiamo supportato. Per crescere e diffondere la cultura del dato bisogna partire da quello che si ha, e sin da subito siamo stati consapevoli che avremmo incontrato il tool Microsoft in ogni azienda in cui saremmo entrati.

Abbiamo però fatto un errore di valutazione. Abbiamo realizzato un importatore che copre solo i casi semplici, comuni a tutti i file Excel generati automaticamente oppure da utenti molto disciplinati e precisi. L’errore tuttavia non è stato coprire solo i casi semplici, dovevamo pur partire da qualche parte, ma quello di immaginare sostenibile l’idea di scrivere un importatore custom per ogni cliente partendo da quello che avevamo.

Abbiamo quindi deciso di creare uno strumento integrato in Elly che permette di coprire le casistiche incontrate fino ad oggi e che possono essere automatizzate con l’aiuto dell’utente.

Selezionato un file Excel da importare, Elly fa una prima analisi del contenuto, individua i fogli presenti che contengono i dati e cerca di individuare dove si trova una potenziale tabella di dati all’intero del foglio:

La struttura dei dati potrebbe essere ovunque (non tutti partono da A1) e se il nostro algoritmo di individuazione della tabella dovesse fallire, è possibile indicare manualmente le coordinate dell’area che si vuole importare, semplicemente editando la collezione. Selezionando infatti l’icona di modifica, vengono aggiunti all’anteprima della collezione i numeri di riga e le lettere che individuano le colonne, permettendo di specificare così le coordinate della colonna di inizio, la colonna di fine, la riga di inizio e (opzionalmente) la riga di fine. È anche possibile indicare quante righe compongono l’intestazione della tabella.

Un riquadro verde mostrerà in anteprima quale area sarà importata e mostrerà in grassetto le righe che formano l’intestazione della tabella. Confermando le modifiche l’anteprima mostrerà la nuova struttura dei dati, creando delle intestazioni di colonna laddove non siano specificate.

Un altro problema molto noto nell’importazione dei file Excel sono i tipi di dati delle colonne. Accade spesso che una colonna numerica contenga delle celle che non sono numeri. Una strategia potrebbe essere quello di convertire tutto in una stringa, operazione sempre possibile, ma diventa difficile analizzare delle metriche se queste sono trattate come dei testi. Abbiamo quindi aggiunto la possibilità di modificare il tipo di una colonna, permettendo di specificare come trattare i casi di errore di conversione.

Nel passaggio da testo a numero è possibile specificare il separatore dei decimali e un valore di default nel caso la conversione non abbia successo, mentre per le date è possibile specificare il formato in cui la data è espressa. Abbiamo anche aggiunto la possibilità di convertire una colonna testo in un valore booleano (vero o falso), indicando il valore che vogliamo convertire in Vero, mettendo tutti gli altri in Falso. Questa funzione ci piace tantissimo!

Eseguite le varie modifiche si può quindi procedere all’importazione delle collezioni, con un report finale con l’esito dell’operazione riportante le collezioni, le righe importante e le eventuali righe che hanno generato degli errori.

Questa appena mostrata è solo una prima versione dello strumento dedicato ad Excel che sarà disponibile da martedì prossimo per tutti gli utenti di Elly e che miglioreremo progressivamente per coprire più casi possibili.

Abbiamo già tante idee di funzionalità aggiuntive per semplificare la piattaforma, e poi come sempre ci baseremo sui feedback degli utenti di Elly per realizzare funzionalità davvero utili.

Se vi va di provare la nostra piattaforma non dovete far altro che contattarci, così da poter mettere alla prova Elly con i vostri Excel più complessi!