Non ho abbastanza dati per fare Business Intelligence

SESSANTA settimane di dialoghi e riflessioni su dati, business intelligence, intelligenza artificiale e sul fantastico team di Ellycode, grazie!

Con questo ultimo appuntamento prima di Natale, celebriamo un piccolo grande traguardo: la nostra newsletter raggiunge quota 60! Sì, sessanta settimane di dialoghi e riflessioni su dati, business intelligence, intelligenza artificiale e sul fantastico team di Ellycode, che ha trasformato una visione in realtà con Elly. Grazie per essere al nostro fianco in questo viaggio.

Due settimane fa abbiamo sfatato un falso mito piuttosto comune: “La mia dashboard è già sufficiente per fare business intelligence”, oggi affrontiamo un’altra convinzione diffusa, che rischia di frenare molte aziende: “Non ho abbastanza dati per fare business intelligence”. Ma prima di iniziare come sempre mettiamo un po’ di musica direttamente dalla nostra playlist Spotify:

One day our generation
Is gonna rule the population
So we keep on waiting (waiting)
We're waiting on the world to change
Waiting on the world to change

Quando parliamo di grandi aziende, il problema è spesso questo genere: i dati sono così tanti che diventa necessario implementare soluzioni complesse come i data lake. Questi sistemi permettono di integrare e gestire sia fonti strutturate, come database, sia fonti non strutturate, come documenti aziendali archiviati digitalmente.

Nelle piccole aziende, invece, la situazione si capovolge e riscontriamo una preoccupazione molto diversa che può essere tradotta con la sensazione di non avere abbastanza dati per fare business intelligence. Questo dubbio è comprensibile. Pochi clienti, pochi dipendenti, poche commesse: tutto sembra tradursi in una mancanza di informazioni sufficienti per ottenere risultati significativi.

Eppure, scavando un po’ più a fondo, si scopre che i dati non sono affatto scarsi; sono semplicemente sparsi ovunque. La vera difficoltà non è la quantità, ma la capacità di raccoglierli e creare processi che li mantengano organizzati. Solo così possono accumularsi nel tempo e trasformarsi in una risorsa di valore per l’azienda.

Ma facciamo un esempio.

Prendiamo una piccola azienda che pensa di avere a disposizione solo i dati contabili. In realtà, già da questi si possono ottenere analisi interessanti e utili. Si possono confrontare i ricavi mese su mese o trimestre su trimestre, individuare i clienti che generano il maggior fatturato e capire quali periodi dell’anno sono i più redditizi per il business.

Ma i dati non finiscono qui. Se infatti a questi aggiungiamo informazioni spesso disperse in vari file Excel, come le ore lavorate per progetto, i preventivi fatti, o le offerte accettate e rifiutate, il quadro diventa ancora più completo. Da questa integrazione emergono insight preziosi:

• qual è il margine reale per cliente considerando le ore effettivamente impiegate?

• quali tipologie di progetti hanno il tasso di conversione più alto?

• quali servizi risultano più richiesti dal mercato?

Il vero valore di queste analisi si amplifica quando si ha a disposizione uno storico di qualche anno. È proprio dallo storico che emergono trend e pattern in grado di guidare le decisioni strategiche.

Un caso reale di un nostro cliente.

Azienda attiva nel settore della consulenza e formazione, ha analizzato i dati storici degli ultimi 10 anni e ha scoperto che nel suo business ci sono periodi dell’anno caratterizzati da un calo nella richiesta di formazione.

Si è scoperto, infatti, che fatta eccezione per il periodo del COVID, in cui la formazione ha avuto un incremento fuori norma, i mesi di gennaio, luglio, agosto e settembre sono generalmente meno impegnativi. Questa analisi ha permesso di organizzare meglio le attività aziendali: pianificare con maggiore efficienza la preparazione dei corsi, aggiornare i docenti e strutturare l’organizzazione delle ferie.

Un esempio concreto di come, dalla semplice categorizzazione del fatturato per periodo, si possa individuare una categoria con trend specifici su cui intervenire per ottimizzare.

Ma non finisce qui: una volta ottenuto un risultato del genere, è stato possibile andare ancora più in profondità, analizzando, ad esempio, quali corsi sono i più richiesti in quei periodi. E se aggiungiamo anche i dati delle valutazioni dei corsi, possiamo identificare i docenti che performano meglio sugli argomenti più richiesti.
Lo scopo è sempre quello di estrapolare informazioni azionabili dai dati, anche quando sembrano pochi.

La parola chiave qui è proprio “azionabili”:

informazioni che aiutano a scegliere quali azioni mettere in pratica per migliorare i risultati aziendali.

Riprendendo l’esempio precedente, ecco alcune possibilità concrete:

• chiedere ai docenti migliori su determinati argomenti di formare i colleghi che incontrano maggiori difficoltà;

• sfruttare i periodi di minor richiesta per attività di formazione interna o sviluppo di nuovi corsi,

• ottimizzare i costi, concentrando risorse e sforzi nei periodi di maggior domanda.

Queste decisioni, basate sui dati, non solo ottimizzano le operazioni quotidiane, ma migliorano anche la strategia aziendale nel lungo periodo.

Un corollario al mito del ho pochi dati per fare business intelligence è spesso il ragionamento posso gestire tutto a mente, seguendo la mia esperienza e il mio istinto.

Anche qui la risposta è piuttosto semplice: concentriamo l’esperienza e l’istinto su dati reali, non sulle percezioni personali, perché è lì che queste qualità possono fare davvero la differenza. Nessuna macchina e nessuna intelligenza artificiale può sostituire l’intuizione e il giudizio umano quando si basano su solide fondamenta di dati.

Tuttavia è importante ricordare che siamo esseri umani, e come tali siamo sempre esposti a bias cognitivi ed emotività.

Questi fattori possono distorcere la nostra percezione di ciò che accade realmente. Ecco perché diventa fondamentale creare basi forti: raccogliere i dati con metodo, seguire processi replicabili e utilizzare le informazioni per supportare le decisioni. Solo allora la nostra esperienza e il nostro istinto possono esprimere tutto il loro potenziale.

In questo processo, Elly può essere un alleato prezioso. Dalla raccolta dei dati alla creazione di dashboard condivise, Elly rende le informazioni accessibili e utili, facilitando decisioni informate e strategiche.

Contattaci per una chiacchierata: insieme possiamo trasformare i tuoi dati in un vantaggio concreto per il 2025. Perché spesso il valore più grande si nasconde proprio nello storico che già hai in azienda.

Buon Natale da tutto il nostro team!