Gestire il caos con le dashboard
Quando la crescita dell’azienda crea il caos nella gestione di risorse, clienti e progetti, l’uso delle dashboard può essere la soluzione per una crescita sostenibile e controllata.
Esterno giorno - Casoria - Provincia di Napoli
In una strada residenziale a poca distanza dal centro di Casoria - un piccolo ma frenetico paese in provincia di Napoli - all'interno di un colorito parco di recente costruzione e circondato da ottimi punti di ristorazione, si trova la sede dell’azienda ByteMasters, software house specializzata nello sviluppo di applicazioni personalizzate per aziende.
Nata dalla passione di due amici d'infanzia, Massimo (32, dinamico e sorridente) e Eduardo (34, introverso, ma sempre amichevole e disponibile), ByteMasters ha conosciuto una crescita rapida grazie alla sua filosofia orientata alla qualità e all’attenzione per il cliente. Oltre ai due fondatori, l'azienda è composta da Raffaella (28, elegante e professionale), deus ex machina dei processi amministrativi, e da un team di 10 sviluppatori, ognuno con competenze specifiche in diversi linguaggi di programmazione e framework.
In poco ByteMasters ha conquistato la fiducia di numerosi nuovi clienti, i progetti sono aumentati rapidamente e quindi la gestione delle risorse è diventata sempre più difficile ponendo l’azienda davanti ad un bel po’ di sfide:
Gestione dei progetti: i progetti erano distribuiti su più clienti e ogni sviluppatore lavorava su diversi incarichi contemporaneamente, causando sovrapposizioni e inefficienze.
Allocazione delle risorse: la mancanza di visibilità sulla disponibilità delle risorse portava a sovraccaricare alcuni sviluppatori, mentre altri rimanevano sotto-impiegati.
Fatturazione complessa: Raffaella aveva difficoltà a monitorare accuratamente le ore lavorate su ciascun progetto, causando errori nella fatturazione.
Comunicazione frammentata: i due soci, Massimo e Eduardo, ricevevano richieste differenti dai clienti, creando spesso confusione sulla priorità dei progetti.
Interno Pomeriggio - Casoria - Sede direzionale ByteMasters Riunione revisione mensile MASSIMO (consulta i trimestrali) EDUARDO (analizza un serie di fogli Excel con ore lavorate e fatture)
I due soci si trovano davanti ad uno di quei problemi “belli da affrontare” ma non semplici da risolvere:
l’azienda cresce a ritmi vertiginosi, ma l’organizzazione dei processi, la gestione delle informazioni e le modalità con cui vengono prese le scelte strategiche sono diventate troppo complesse e articolate.
"Non possiamo continuare così. Dobbiamo trovare un modo per tenere tutto sotto controllo."
Dope 3 caffè, brainstorming, fogli con idee scritte-appallottolate-tirate nel cestino, Eduardo ha un’illuminazione e chiede a Massimo:
“Ti ricordi quella Startup che abbiamo conosciuto a SMAU Napoli l’anno scorso? Avevano realizzato l’assistente virtuale grazie a cui è possibile creare dashboard di dati con il linguaggio naturale”.
Massimo ci pensa qualche secondo e:
“Ma certo che mi ricordo. Ci mostrarono una demo della piattaforma e restammo a parlare con loro quasi un’ora. La soluzione è Elly!”
Dopo una breve ricerca ritrovano i contatti e decidono di sottoporre le loro esigenze al team di Ellycode, testando le funzioni di Elly per creare delle dashboard da condividere internamente.
Il primo problema, lo scoglio più grande, è sempre portare i dati nella piattaforma. Tuttavia con loro grande sorpresa, utilizzando principalmente Excel per le pianificazioni, Fatture in Cloud per la contabilità e Hubspot per la gestione dei clienti, i founder di ByteMasters non trovano alcuna difficoltà: Elly supporta già le tre fonti di dati, l’onboarding in piattaforma è velocissimo, Massimo e Eduardo quasi non ci credono.
Appena importati i dati, creare le dashboard necessarie al monitoraggio delle attività è un gioco da ragazzi: un paio di operazioni di raggruppamento e la scelta di grafici ad hoc, rendono immediata la comprensione della situazione.
Ad esempio il rendimento dei progetti per ogni cliente è di facile realizzazione:
Stessa cosa per l’allocazione delle risorse, tenendo sotto controllo sia i singoli dipendenti che l’impegno di ognuno di loro su ognuno dei progetti:
Anche il lavoro di Raffaella viene semplificato con una dashboard di Fatturazione, che riepiloga i dati di fatturazione per cliente, progetto e dipendente:
E vissero tutti felici e contenti… non come nelle favole, ma come quando si semplificano i processi lavorativi e si prendono decisioni efficaci basate sui dati.
Avrete sicuramente capito che si tratta di una storia inventata, ma non volevo prendervi in giro, anzi. Quella che vi ho raccontato è quella che nella cinematografia si dice una “storia ispirata a fatti reali”. Sì, è proprio così.
Condividere informazioni e lavorare insieme, basandosi sui dati piuttosto che sulle opinioni, è fondamentale per il successo di un’azienda. Anche noi, internamente, utilizziamo Elly per monitorare la crescita di Ellycode, per capire dove possiamo migliorare e dove stiamo facendo bene, utilizzando delle dashboard per monitorare i costi, l’utilizzo della piattaforma, la contabilità, le segnalazioni che ci fanno i clienti.
Una cultura aziendale data-driven ci permette di focalizzare la nostra attenzione e impegnare le nostre forze sulle cose essenziali, prendendo decisioni anche difficili. Ed è forse proprio qui che i dati, trasformati in informazioni, possono fare la differenza:
sapere quanto è obiettivamente difficile una scelta è uno strumento prezioso per poterla farla in maniera consapevole, in questo modo sarà guidata dal coraggio, non dalla paura.