Farmacie Data-Driven: la ricetta giusta è la BI
Una dashboard ben fatta può mostrare ciò che prima passava inosservato: picchi, cali, margini nascosti. Oggi vogliamo raccontarvi una storia su come i dati aiutano a decidere meglio.
Bentornati al nostro consueto appuntamento settimanale con il mondo della Business Intelligence, della Data Visualization, dell’Intelligenza Artificiale e, ovviamente, con le aziende che – grazie a Elly – stanno cambiando il modo in cui prendono decisioni (e non tornerebbero mai indietro). Siamo arrivati all’edizione numero 75 e oggi vi raccontiamo una storia che ha a che fare con stagionalità, vendite e vitamina D.
Sì, avete capito bene: questa settimana entriamo in farmacia.
Dopo il caso del nostro cliente tour operator, stavolta ci spostiamo in un settore molto diverso ma altrettanto interessante: quello delle farmacie. Un mondo fatto di clienti abituali, picchi stagionali, prodotti a rotazione veloce e un sacco di dati sparsi tra software diversi.
SPOILER: Elly ha rimesso ordine, e il risultato è stato una piccola rivoluzione nella gestione del business. Come da tradizione però partiamo con una canzone a tema (la trovate in cima alla nostra playlist Spotify):
And I hope you're thinking of me
As you lay down on your side
Now the drugs don't work
They just make you worse but I know I'll see your face again
Il mondo delle farmacie, se lo guardi da fuori, sembra sempre lo stesso: scaffali ordinati, clienti in coda, ricette da controllare. Tuttavia dietro il banco, le cose si fanno molto più interessanti – soprattutto quando iniziamo a parlare di dati.
Perché sì, anche in farmacia la gestione dei dati è diventata di vitale importanza. Capire cosa si vende di più, quando e a chi, non è solo utile: è diventato necessario per restare competitivi, ottimizzare gli ordini, trattare meglio coi fornitori e offrire un servizio più preciso ai clienti.
E poi c’è la stagionalità: influenze d’inverno, allergie in primavera, integratori in estate. Se si riesce a leggere questi trend prima che esplodano, è possibile giocare d’anticipo. Il problema? Spesso i dati ci sono, ma sono sparsi, disordinati o semplicemente troppo complessi da interpretare. Ed è qui che entra in gioco Elly.
Un caso reale
Una farmacia con più punti vendita, in varie città italiane, ci ha contattati perché non riusciva a tenere tutto sotto controllo. Non per mancanza di dati – come abbiamo già accennato in precedenza – ma perché erano disorganizzati e mal gestiti: un pezzo nel gestionale, un altro su Excel, qualcosa nel software di magazzino e via così. Il risultato? Nessuna visione d’insieme. Tanti dati, ma nessuna informazione, quindi risposta chiara.
Ve lo abbiamo raccontato tante volte, quando i dati non parlano tra loro, anche le domande più semplici diventano difficili da affrontare. Per esempio:
Quali sono i prodotti che vendiamo di più? E quelli con i margini migliori?
Quali punti vendita stanno davvero performando?
Come possiamo ordinare in modo più intelligente, in base alla domanda reale?
La soluzione: la BI di Elly
Come abbiamo risolto il problema? Facendo ordine. Abbiamo preso tutti i dati a disposizione – categorie dei farmaci, fornitori, date di acquisto e vendita, scadenze, tempi di consegna, ricavi, costi – e li abbiamo messi in fila, connettendo ogni fonte all’interno di Elly.
L’integrazione è stata la vera sfida iniziale, ma una volta completata la musica è cambiata.
Abbiamo costruito una dashboard semplice, immediata, leggibile: niente fronzoli, solo le informazioni che servono, organizzate in modo da offrire una fotografia aggiornata dell’andamento economico della farmacia.
Nella prima sezione, abbiamo messo i fondamentali:
Fatturato complessivo
Costi totali
Profitto netto (sconti inclusi)
Un punto di partenza solido, da cui poi ci siamo mossi per scavare più a fondo e restituire una lettura utile e strategica.
Zoom sul fatturato. Dopo aver fissato i KPI principali, siamo andati più a fondo. Nella seconda sezione della dashboard, abbiamo messo sotto la lente il fatturato, usando tre grafici visivi per confrontare le vendite:
tra le diverse regioni
tra i vari fornitori
e mese per mese, lungo tutto l’anno
Dato interessante: la Puglia spicca su tutte. È la regione che genera più ricavi, con un vantaggio netto rispetto alle altre.
Ma non è finita qui. Dando un’occhiata al trend mensile, c’è un’altra scoperta che salta all’occhio: il fatturato parte forte nei primi tre mesi dell’anno (gennaio-marzo), poi inizia a calare progressivamente da aprile e si stabilizza nella seconda metà dell’anno su valori decisamente più bassi.
Non parliamo solo di stagionalità: è un cambio di passo che merita attenzione. Quando i numeri non risalgono ma si cristallizzano su livelli inferiori, forse è il momento di fare qualche domanda in più e di iniziare a cercare risposte nei dati.
Proseguendo nella lettura della dashboard, questa volta è il profitto ad essere oggetto di un’analisi più dettagliata, al fine di elaborare una strategia che tenga conto sia della redditività che della profittabilità.
Dopo i ricavi, abbiamo messo sotto osservazione il profitto. E qui arriva una conferma importante: la Puglia, oltre ad essere la regione con il fatturato più alto, è anche quella che garantisce la marginalità migliore. In altre parole: non solo si vende di più, ma si guadagna anche meglio. Bingo.
Dall’altra parte della dashboard, un grafico a barre orizzontali ci mostra la redditività per categoria di prodotto. E anche qui, i risultati parlano chiaro:
integratori e cosmetici guidano la classifica, e lo fanno con un bel distacco;
subito dopo troviamo OTC, dispositivi medici e antibiotici;
a seguire, antipiretici e antinfiammatori;
in coda, antistaminici e vaccini.
La cosa interessante è che queste categorie si raggruppano quasi spontaneamente in quattro cluster di profitto, ognuno con caratteristiche simili. Un pattern che può essere sfruttato per rivedere strategie di pricing, modulare le offerte e ripensare la comunicazione in base alla redditività.
In poche parole: non tutti i prodotti sono uguali. E ora lo sappiamo con certezza.
Proseguendo nella nostra analisi della dashboard, abbiamo deciso di evidenziare due ulteriori KPI fondamentali, quali la quantità venduta nel complesso e gli sconti applicati nell’ambito delle promozioni praticate.
A questo punto abbiamo voluto indagare un’altra dinamica spesso sottovalutata, ma che può dire molto sul comportamento dei clienti: il rapporto tra quantità vendute e sconti applicati.
Abbiamo scelto di mettere questi due KPI all’interno dello stesso riquadro della dashboard. Una scelta apparentemente insolita, ma in realtà strategica: perché da sempre, intuitivamente, sappiamo che quando aumentano gli sconti, aumentano anche le vendite. Ma qui volevamo qualcosa di più di una semplice intuizione.
Dal punto di vista statistico, questo tipo di relazione si chiama correlazione. Significa che due variabili tendono a muoversi insieme: se una cresce, anche l’altra potrebbe crescere. Ma – ed è un “ma” importante – la correlazione non implica automaticamente una relazione di causa-effetto.
Solo perché notiamo che le vendite crescono quando ci sono più sconti, non possiamo dire con certezza che siano stati proprio gli sconti a causare quell’aumento. Potrebbero esserci altri fattori: una campagna pubblicitaria, un picco stagionale, un evento esterno che ha fatto impennare la domanda. Per capire meglio questa relazione, abbiamo costruito un grafico dedicato, pensato per offrire un colpo d’occhio chiaro su entrambi i fenomeni.
Il grafico utilizzato in questa sezione è un “linee e barre”, utile ma non sempre immediato da interpretare. Mostra due dati diversi: quantità vendute (asse sinistro, in unità) e sconti applicati (asse destro, in euro). Anche se condividono lo stesso spazio, i valori non sono confrontabili direttamente, ma i loro andamenti nel tempo sì.
Dall’osservazione emerge un comportamento chiaro: quando gli sconti aumentano, crescono anche le vendite; quando calano, le vendite diminuiscono. Una correlazione positiva, quindi, che suggerisce una relazione tra le due variabili.
Tuttavia, è importante ricordare che correlazione non è causalità: non possiamo affermare con certezza che siano gli sconti a generare l’aumento delle vendite. Altri fattori – come promozioni, stagionalità o variazioni della domanda – potrebbero influenzare entrambi.
Ciò che conta davvero è che osservare insieme quantità e sconti, anche su scale diverse, offre spunti preziosi per comprendere meglio il comportamento dei clienti e prendere decisioni più consapevoli.
In conclusione, la farmacia ha ottenuto ciò che prima le mancava: una visione integrata, immediata e leggibile del proprio business. Ora può vedere chiaramente quali farmaci vendono di più, quali generano più profitto e quali aree geografiche funzionano meglio.
La dashboard che abbiamo costruito restituisce una fotografia completa, con la possibilità di confrontare dati, individuare tendenze, leggere la stagionalità e – soprattutto – agire con consapevolezza. Il segreto? L’integrazione dei dati, fatta come si deve.
Il futuro delle farmacie? Passa dai dati.
Ma non quelli difficili, chiusi nei software o scritti in codice. Parliamo di dati che parlano chiaro, che ti aiutano a capire cosa succede, cosa sta per succedere e cosa conviene fare. Con Elly, non serve essere esperti di numeri per leggere i trend, prevedere la domanda o pianificare una promozione nel momento giusto. Tutto diventa più semplice, più rapido, più utile.
Se anche tu vuoi scoprire come trasformare i tuoi dati in un vantaggio competitivo concreto, scrivici. Ti facciamo vedere Elly in azione. E dopo, sarà difficile farne a meno.
NOTA: dati e grafici riportati nell’articolo sono stati ricostruiti a fini divulgativi e non rappresentano valori reali. Il caso descritto è ispirato a una situazione reale, sviluppata da Elly nell’ambito di un progetto coperto da accordo di riservatezza, con dati estratti tramite l’importatore file Excel/CSV integrato nella piattaforma.