L’ultima settimana di agosto ha un ritmo strano.
Le ferie, per molti, sono finite. Ma settembre non è ancora davvero iniziato. Si riaccende il computer, si riaprono le chat, si scorrono le mail e per qualche minuto si prova quella sensazione familiare di essere tornati in un posto conosciuto… senza ricordare perfettamente dove avevamo lasciato le cose.
Dopo tre settimane Fuori Dashboard (li avete letti i nostri articoli “out of the box”, vero?) anche noi torniamo piano piano dentro il nostro mondo con l’articolo 148 della nostra newsletter e lo facciamo tirando fuori dalla nostra mitica playlist Data Grooves un grande pezzo:
🎵 “Back to Life” — Soul II Soul (1989)
Titolo perfetto per questi giorni. Torniamo alla vita normale, insomma. O almeno ci proviamo.
La cosa curiosa del rientro è che non fatichiamo troppo a ritrovare i meccanismi lavorativi. Le abitudini tornano, le procedure pure e dopo qualche ora sembra quasi di non essere mai partiti.
Il problema è un altro: ricordarsi tutto quello che c’era intorno e che le ferie - giustamente - hanno messo in secondo piano.
Per esempio, stavamo una risposta da quel cliente o eravamo noi a dover rispondere a lui?
Quel progetto era fermo perché mancava qualcosa o perché avevamo deciso di aspettare?
E quella soluzione che adesso sembra così ovvia, perché l’avevamo scartata?
A quel punto comincia la caccia al tesoro: mail, chat, documenti, note della riunione.
Una parte della storia è nel gestionale, una nel CRM, un’altra nelle mail. Ci sono poi documenti condivisi, procedure, verbali, messaggi e soprattutto una quantità enorme di conoscenza che continua a vivere nella testa delle persone.
Finché tutti sono al proprio posto funziona anche piuttosto bene.
Poi arrivano le ferie, qualcuno cambia ruolo, passa qualche mese o semplicemente bisogna riprendere in mano un progetto lasciato lì troppo a lungo.
Ed ecco che recuperare un numero è facilissimo, mentre ricostruire il motivo per cui quel numero, quella scelta o quella decisione fossero importanti diventa molto più complicato.
I dati da soli non ricordano tutto.
Su queste pagine parliamo da anni di accessibilità del dato e non cambiamo certo idea oggi.
Dati organizzati, leggibili e facilmente interrogabili restano una parte fondamentale del problema. Ma noi sappiamo anche che dentro un’azienda non esistono soltanto i dati.
Esistono anche i documenti che spiegano come lavoriamo, le procedure che abbiamo costruito nel tempo, i contratti, le decisioni prese durante una riunione, le eccezioni concordate con un cliente.
In altre parole, esiste il contesto.
Ed è probabilmente qui che l’Intelligenza Artificiale può fare una delle cose più interessanti.
Non sapere magicamente tutto della nostra azienda — ci siamo già detti più volte quanto poco ci convinca questa idea — ma riuscire a recuperare quello che serve quando serve.
Una Knowledge Base, vista così, non è semplicemente una cartella un po’ più intelligente piena di documenti. Può diventare una specie di memoria condivisa dell’azienda.
Non per sostituire quella delle persone, naturalmente. Piuttosto per evitare che ogni volta sia necessario ricostruire da zero qualcosa che l’azienda, in realtà, sapeva già.
La prova del rientro.
Se siete appena tornati dalle ferie potete fare un test molto semplice: prendete un progetto che avete lasciato in sospeso a fine luglio e provate a ricostruire rapidamente cosa avevate deciso, perché lo avevate deciso e quale doveva essere il passo successivo.
Se bastano pochi minuti, complimenti.
Se invece dopo mezz’ora avete aperto cinque mail, cercato in tre chat e mandato un messaggio a Marco, forse avete appena scoperto che una parte importante del vostro patrimonio informativo non è nei vostri software.
È nelle persone ed è un patrimonio preziosissimo, ma anche piuttosto fragile.
Anche per questo Elly sta crescendo oltre la sola lettura dei numeri, mettendo sempre più insieme dati, documenti, conoscenza e AI.
Perché le domande che facciamo ogni giorno in azienda raramente hanno una risposta tutta dentro una tabella o tutta dentro un documento. Molto più spesso hanno bisogno di entrambe le cose.
E allora forse questa settimana di fine agosto, prima che settembre torni ad accelerare tutto, possiamo concederci ancora una domanda molto semplice: dove eravamo rimasti?
Se per rispondere dobbiamo necessariamente aspettare che qualche collega torni dalle ferie, abbiamo già trovato qualcosa su cui lavorare.
👉 Per scoprire più da vicino Elly visita ellybi.com